Déclaration de protection des données
V.1 du 13/03/2023
La présente déclaration de protection des données s’applique à tous nos futurs et actuels cocontractants, prestataires externes, abonnés, licenciés, membres, visiteurs (y compris de notre site internet) et tout autre tiers ayant affaire à et dont les données personnelles sont traitées par l’association sans but lucratif « Tennis Club des Arquebusiers » (ci-après « la Personne Concernée » ou « les Personnes Concernées »).
Conformément au Règlement (UE) 2016/679 du parlement européen et du conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE, ci-après « RGPD », nous souhaitons informer les Personnes Concernées sur le traitement de leurs données personnelles.
L’association sans but lucratif « Tennis Club des Arquebusiers » a son siège social à 140, Val Ste Croix, L-1370 Luxembourg et est immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Luxembourg sous le numéro F4734 (ci-après dénommée « TCA »).
En conformité avec le RGPD, le TCA est le responsable du traitement des données à caractère personnel.
La base juridique
La base juridique pour le traitement des données personnelles des Personnes Concernées est d'une part la bonne exécution de notre relation contractuelle, voire précontractuelle avec les Personnes Concernées et d'autre part le traitement est nécessaire afin de répondre aux intérêts légitimes poursuivis par le TCA. Pour certains traitements, plusieurs bases juridiques peuvent s’appliquer (comme pour la surveillance par caméra, comme décrit ci-dessous).
Une autre base juridique pour le traitement des données personnelles des Personnes Concernées à des fins spécifiques peut être le consentement. Le consentement peut être retiré à tout moment. Par contre, si le traitement est en parallèle basé sur une autre base légale, le retrait du consentement n'aura en principe pas d'impact sur le traitement par le TCA (ou du moins pas sur l'intégralité du traitement).
Finalement, des obligations légales applicables au TCA peuvent constituer une autre base légale justifiant le traitement des données personnelles des Personnes Concernées.
Données personnelles éventuellement recueillies et traitées
- Prénom et nom
- Adresse
- Adresse électronique
- Numéro de téléphone
- Numéro de licence
- Numéro de sécurité sociale
- Toutes les informations collectées via nos caméras de surveillance
- Photo et / ou toute autre reproduction des Personnes Concernées
La collecte de données personnelles
Les données personnelles seront p.ex. collectées lors de la première prise de contact avec les Personnes Concernées, lorsqu’elles remplissent des formulaires (p.ex. inscription à l’école de tennis, inscription à un stage) ou en communiquant par exemple par téléphone ou par e-mail avec nous et sinon dans le cadre de la relation contractuelle qu’elles ont avec le TCA.
D’autre part, les données personnelles des Personnes Concernées sont collectées lors de la création d’un compte utilisateur sur le site https://ballejaune.com/club/Arquebusiers, servant à la réservation de nos terrains de tennis.
Les données personnelles seront également collectées lorsque les Personnes Concernées passent une zone sur notre site au 140, Val Ste Croix, L-1370, où des caméras de surveillance ont été installées. Ces caméras ont pour but de garantir la sécurité de tout visiteur et salarié circulant dans nos locaux, ainsi que de contrôler la sécurité du matériel situé dans nos locaux (protection contre le vol, la destruction, etc.). Ces finalités constituent en même temps les intérêts légitimes justifiant la vidéosurveillance.
Plus précisément, des caméras ont été installées dans les zone suivantes :
- Intérieur - entrée du clubhouse / hall de tennis, couloir du 1er étage du clubhouse,
- Extérieur - le long du hall de tennis, filmant le chemin d’accès.
Le TCA garantit que les vidéos de sécurité sont sécurisées en utilisant des mesures techniques et / ou organisationnelles appropriées.
Le but et le traitement / l'utilisation des données personnelles
Le TCA collecte les données personnelles primordialement afin de pouvoir exécuter ses obligations contractuelles vis-à-vis de ses cocontractants, voire prestataires externes.
En particulier (sans que cette liste ne soit exhaustive), les données personnelles sont collectées afin de gérer les réservation de nos terrains de tennis (via le site https://ballejaune.com/club/Arquebusiers), pour gérer les inscriptions à notre école de tennis et aux divers stages proposés, pour gérer la facturation, pour gérer nos membres, ainsi que pour remplir certaines obligations vis-à-vis de la Fédération luxembourgeoise de tennis (FLT). Dans les limites de ce qui est permis par le RGPD, les données personnelles peuvent être utilisées afin d’informer le public sur les activités du TCA (si requis, un consentement exprès et préalable sera demandé du la Personne Concernée, notamment pour ce qui concerne l’utilisation et la publication de photos et / ou vidéos, p.ex. sur les réseaux sociaux).
Par conséquent, le TCA conservera les données personnelles, entre autres sous forme électronique et uniquement pour un usage professionnel. Les données personnelles peuvent être stockées, respectivement transférées en tout autre lieu de travail du TCA, à un sous-traitant ou autre cocontractant du TCA, ainsi qu’à toute fédération, administration ou autorité publique lorsque des obligations légales etc. s’appliquant au TCA exigent un tel transfert, respectivement lorsque le transfert est conforme à la finalité du traitement pour laquelle les données ont été remises à /collectées par le TCA.
Les données collectées seront conservées pour une durée n’excédant pas celle nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées, ceci sans préjudice du droit du TCA de conserver certaines données pour une durée plus longue en raison d’obligations légales / réglementaires s’appliquant au TCA, respectivement en raison de situations exceptionnelles qui justifieraient une conservation plus longue (procédure judiciaire etc.). Le compte utilisateur créé via le site https://ballejaune.com/club/Arquebusiers est automatiquement supprimé après une période d’inactivité d’un an ainsi que les données personnelles rattachées à ce compte utilisateur.
Le TCA collecte également les données personnelles des candidats intéressés à un poste vacant auprès du TCA. Lorsque le candidat intéressé est engagé par la suite, les données personnelles seront conservées pendant au moins toute la durée de la relation de travail et sans préjudice du paragraphe ci-dessus. En cas de refus, les données personnelles des candidats intéressés sont supprimées sans délai, sauf contre-indication du candidat intéressé.
En ce qui concerne les images recueillies par les caméras de surveillance, les données seront automatiquement supprimées après une période de 15 jours.
Qui sera en contact avec les données personnelles des Personnes Concernées ?
En fonction des données concernées, les personnes occupant les postes suivants interviendront sur les données personnelles :
- La direction
- Le secrétariat
- Les membres du comité
Droits :
Les Personnes Concernées peuvent faire valoir les droits suivants :
- le droit d'être dûment informé de l'utilisation et du traitement des données personnelles conformément au RGPD ;
- le droit d'accéder aux données personnelles conformément au RGPD ;
- le droit de rectifier les données personnelles, le droit d'exiger l'effacement des données personnelles, le droit de s’opposer au traitement des données personnelles à condition que les contraintes et obligations légales applicables au TCA ne soient pas en conflit avec une telle demande ;
- le droit d'obtenir dans des situations particulières spécifiées dans le RGPD, la restriction du traitement pour que les données personnelles ne puissent être traitées qu'avec le consentement de la Personne Concernée (sans préjudice de notre droit de stocker les données conformément à la loi sur la protection des données). L'exécution de ce droit n'a pas d'impact sur les traitements précédents ;
- le droit de la Personne Concernée de recevoir dans des situations particulières spécifiées dans le RGPD, toutes les données personnelles qui le concernent et qui ont été fournies par lui au TCA et de transférer ces données à un autre responsable du traitement (droit à la portabilité des données). Le TCA se réserve le droit de facturer des frais pour un tel transfert, notamment en cas de demandes fréquentes et / ou en cas de demande jugée excessive en termes de volume de données à transférer. La Personne Concernée devra informer le TCA par écrit en temps utile avant la fin du contrat, si elle a l'intention de faire usage de ce droit. A défaut, le TCA ne peut pas être tenu responsable de l'effacement des données personnelles ;
- le droit, sans préjudice de tout autre recours administratif ou judiciaire, d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données (CNPD) si la Personne Concernée estime qu’elle est victime d'une violation dans le traitement de ses données personnelles.
- en ce qui concerne la vidéosurveillance, le droit d'accéder à la vidéo de sécurité sur laquelle la Personne Concernée apparaît.
Site Internet
Le TCA est le responsable du traitement des données à caractère personnel collectées à travers son site Internet (le « Site »).
Pour la navigation sur le Site, le visiteur n’a pas besoin de divulguer les données à caractère personnel le concernant.
Pour le surplus, la Cookie Policy du TCA, telle que publiée sur le Site, s’applique pour ce qui concerne le traitement de données personnelles collectées via des cookies.
Modification de la présente Déclaration
Le TCA se réserve le droit de modifier la présente déclaration à tout moment et pour quelque raison que ce soit. Afin d’être informé comment le TCA protège les données à caractère personnel des Personnes Concernées, nous recommandons de consulter périodiquement la présente déclaration sur le site Internet du TCA : https://www.tca.lu/fr
Détails du contact :
Les éventuelles questions et demandes relatives aux données personnelles doivent être adressées à notre déléguée à la protection des données ( dpo@tca.lu ; tel : 44.50.37 )